وبلاگ متفاوت محسن طاهری

آموزش Word

اصول و قوانین تایپ

آشنایی با میز و صندلی تایپیست

میز تایپیست معمولاً دارای دو یا سه کشو می باشد.
تایپیست میتواند وسایل کار خود را در آنها قرار دهد. ارتفاع استاندارد این میز معمولاً 70 تا 72 سانتیمتر است.
میز تایپیست باید طوری قرار گیرد که نور طبیعی از پشت سر و یا سمت راست تایپیست بتابد و اگر تایپیست از چراغ رومیزی استفاده میکند می بایست چراغ روشنایی در سمت راست ، متناسب با دید نصب شود. صندلی تایپیست دارای تکیه گاه با دو فنر نرم می باشد، این تکیه گاه بوسیله یک اهرم به میله صندلی متصل است که تایپیست می تواند ارتفاع آنرا متناسب با اندام خود کم یا زیاد کند.
میله صندلی از پائین به یک فنر قوی در زیر نشیمن گاه مربوط است که میتوان آن را به طرف جلو و یا عقب حرکت داد. این صندلی گردان است . ارتفاع استاندارد آن از کف تا زیر زانو 45 سانتی متر می باشد ولی تایپیست به تناسب اندام خود میتواند آنرا بالا و یا پائین ببرد .
قبل از شروع کار به نکات زیر توجه نمائید :
به گونه ای که تکیه گاه پشت ، کف پاها و همچنین مهره های ستون فقرات به حالت صاف قرار گیرند ، روی صندلی بنشینید.
خم شدن به جلو یا عقب ضمن ایجاد خستگی باعث بروز عوارض ناشی از عدم رعایت صحیح نشستن نیز می گردد.
اکنون کارهای عملی را شرح خواهیم داد :
1-صفحه کلید را طوری روی میز قرار دهید که لبه کی برد با لبه میز موازی باشد و به حالت صحیح و مناسب بین دو دست شما قرار گیرد.
2-صندلی خود را طوری میزان کنید که فاصله مناسب و دلخواه را داشته باشید.
3-پاهایتان زیر صندلی قرار نگیرد بلکه کف پاها در زیر میزو بطور صاف روی زمین قرار گیرد و پای راست کمی جلوتر از پای چپ شما باشد .
4-دستهای شما می بایست با ماشین زاویه 90 درجه تشکیل دهد.
5-انگشتان خود را به حالت نیمه خمـــیده روی دگمه ها بگذارید و از تکان دادن بازو یا مچ ها خودداری نمایید.
مکاتبات اداری و بازرگانی :
مکاتبات :
مکاتبات عبارت است از نوشته هایی به منظور آگاهی ، اطلاع و خبر بین دو یا چند نفر ، موسسه ، شرکت و سازمان که میتواند به وسیله پست یا فرد انجام گیرد.
مکاتبات در وحله اول بررسی ، اقدام و سپس بایگانی می گردد.
مکاتبات بر دو نوع است :
1- مکاتبات بازرگانی
2- مکاتبات اداری

- مکاتبات بازرگانی :
مکاتبات بازرگانی عبارت است از نوشته های بازرگانی درباره تولید ، خرید ، فروش ، ارائه خدمات و مسائل مالی .
مطالب چاپی روی نامه های بازرگانی بشرح زیر است : بطور معمول نامه های بازرگانی دارای سرلوحه ای است که نوع و چگونگی فعالیت های موسسه را نشان میدهد. سرلوحه آن عبارتست از :
- علامت تجاری
- نام موسسه
- شماره ثبت دفتر شرکت ها
- نشانی
- تلفن
- نشانی تلگرافی ، تلکس و یا فاکس
- نوع فعالیت
- مکاتبات اداری :
تفاوت مکاتبات اداری در اندازه کاغذ، فرم و شکل نوشتاری آن می باشد .


قوانین تایپ فارسی
- قوانین تایپ
اکنون شروع به تایپ نمائید. با زدن Space کلمات از یکدیگر جدا می شوند. زمانی که یک سطر تمام می شود برای رفتن به سطر بعد لازم نیست Enter بزنید ، برنامه توسط خصوصیت Word Wrap موجب می گردد که سطر شما بدون زدن Enter شکسته شود . اکنون یک جمله به پایان رسید . نقطه را گذاشته و ادامه دهید تا جمله بعدی نیز تمام شود. آیا بنظر شما یک پاراگراف پایان پذیرفته و یا چون دو جمله دارید ، دو پاراگراف تایپ کرده اید؟ در جواب باید گفت یک پاراگراف شامل یک حرف ، یک سطر یا چند سطر است که تا پایان نپذیرفته Enter نباید زد. هرگاه Enter زده شد به مفهوم پایان یک پاراگراف است.

- اصول تایپ



تمرین :
شکیبا – ساسان – مامان – تینا – تمشک – آسان – انگشتان – بایگانی – گلابی – گیتی – مالش - نان – آب – شام – سام – سیاست – کیاست – تابستان – شایان – مات – ماش – کمک یاس – تلاش- یال – شبنم – شب – کمال – کمان – سیمین – شکاک – شکیل - آسمان آبان – لباس – سامانتا- تمام – شمیم – نیک – اناب – آسیاب – لام – کام – گلاب – گلشن – کامیاب – تابان – سلام – کتلت – سیمان - آبی

- از کلید میانبر ALT+SHIFT سمت چپ برای تبدیل صفحه کلید به لاتین و از کلید میانبر ALT+SHIFT سمت راست برای تبدیل صفحه کلید به فارسی استفاده کنید.

از کلید ترکیبی CTRL+SHIFT سمت چپ برای چپ چین و از کلید ترکیبی CTRL+SHIF سمت راست برای راست چین کردن استفاده نمایید.


آشنایی با میز کار وصندلی تایپیست
میز تایپیست معمولاً دارای دو یا سه کشو می باشد. تایپیست میتواند وسایل کار خود را در آنها قرار دهد. ارتفاع استاندارد این میز معمولاً 70 تا 72 سانتیمتر می باشد.
میز تایپیست باید طوری قرار گیرد که نور طبیعی از پشت سر و یا سمت راست تایپیست بتابد و اگر تایپیست از چراغ رومیزی استفاده میکند می بایست چراغ روشنایی در سمت راست متناسب با دید وی نصب شود. صندلی تایپیست دارای تکیه گاه با دو فنر نرم می باشد، این تکیه گاه بوسیله یک اهرم به میله صندلی متصل است که تایپیست میتواند ارتفاع آن را متناسب اندام خود کم یا زیاد کند.
میله صندلی از پائین به یک فنر قوی در زیر نشیمن گاه مربوط است که میتوان آن را به طرف جلو و یا عقب حرکت داد. این صندلی گردان است . ارتفاع استاندارد آن از کف تا زیر زانو 45 سانتی متر است ولی تایپیست به تناسب اندام خود میتواند آنرا بالا و یا پائین ببرد این صندلی بدون دسته و چرخ دار می باشد . قبل از شروع کار به نکات زیر توجه نمائید :
بطوری که تکیه گاه پشت ، کف پاها و همچنین مهره های ستون فقرات به حالت صاف قرار گیرند، روی صندلی بنشیند.
خم شدن به جلو یا عقب ضمن ایجاد خستگی باعث بروز عوارض ناشی از عدم رعایت صحیح نشستن نیز می گردد. اکنون کارهای عملی را شرح خواهیم داد :

1- صفحه کلید را طوری روی میز قرار دهید که لبه کی برد با لبه میز موازی باشد و به حالت صحیح و مناسب بین دو دست شما قرار گیرد.

2- صندلی خود را طوری میزان کنید که فاصله مناسب و دلخواه را داشته باشید.

3- پاهایتان زیر صندلی قرار نگیرد بلکه کف پاها در زیر میزو بطور صاف روی زمین قرار گیرد و پای راست کمی جلوتر از پای چپ شما باشد .

4- دستهای شما می بایست با ماشین زاویه 90 درجه تشکیل دهد.

5- انگشتان خود را به حالت نیمه خمـــیده روی دگمه ها بگذارید و از تکان دادن بازو یا مچ ها خودداری کنید.

مکاتبات اداری و بازرگانی
مکاتبات :
مکاتبات عبارت است از نوشته هایی به منظور آگاهی ، اطلاع و خبر بین دو یا چند نفر ، موسسه ، شرکت و سازمان که میتواند به وسیله پست یا فرد انجام گیرد.
مکاتبات در وحله اول بررسی ، اقدام و سپس بایگانی می گردد.
مکاتبات بر دو نوع است :
1- مکاتبات بازرگانی
2- مکاتبات اداری

- مکاتبات بازرگانی :
مکاتبات بازرگانی عبارت است از نوشته های بازرگانی درباره تولید ، خرید ، فروش ، ارائه خدمات و مسائل مالی .
بطور معمول نامه های بازرگانی دارای سرلوحه ای است که نوع و چگونگی فعالیت های موسسه را نشان میدهد. سرلوحه آن عبارتست از :
-علامت تجاری
-نام موسسه
-شماره ثبت دفتر شرکت ها
-نشانی
-تلفن
-نشانی تلگرافی و تلکس و یا فاکس
-نوع فعالیت
- مکاتبات اداری :
تفاوت مکاتبات اداری در اندازه کاغذ، فرم و شکل نوشتن آن می باشد .
ابعاد نامه های اداری :
طبق دستور العمل اداره کل بهبود روشها در سازمان امور اداری و استخدامی کشور کاغذها بشرح زیر در موارد مختلف مورد استفاده قرار می گیرد :
- کاغذهای A3 :
بدون سرلوحه است و برای تهیه جدول ، نمودار و نقشه مورد استفاده قرار می گیرد.
- کاغذ های A4 :
مخصوص نامه هایی که از 5 سطر صفحه A4 بیشتر باشد ( برای گزارش هم از این کاغذ استفاده می شود ).
- کاغذ A5 :
مخصوص نامه هایی که از 5 سطر صفحه A4 کمتر باشد .
- کاغذ A6 :
بدون سرلوحه است و برای نامه نگاری بین کارمندان مورد استفاده قرار می گیرد و فقط در طرف چپ و بالای کاغذ کلمه (یادداشت ) چاپ میشود.
طبق این دستورالعمل اندازه نامه های اداری بر دو نوع است :
- نامه های بزرگ A4 :
به ابعاد 297 × 210 میلیمتر ، مطالبی که از 5 سطر بیشتر باشد روی این کاغذ ماشین میشود.
- نامه های کوچک A5 :
به ابعاد 148 × 210 میلیمتر ، مطالبی که از 5 سطر کمتر باشد روی این کاغذ ماشین میشود.
نحوه تهیه نامه های اداری :
اجزاء مختلف نامه اداری :
هر نامه اداری دارای پنج جزء بشرح زیر می باشد :
1-سرلوحه
2-عنوان گیرنده ، فرستنده ، موضوع نامه
3-متن نامه
4-مشخصات امضاء کننده نامه
5-گیرندگان رونوشت



اینک بشرح هر یک از اجزاء بالا می پردازیم :

1- سرلوحه :
-آرم جمهوری اسلامی ایران سمت راست یا بالای نامه .
-نام سازمان اصلی زیر آرم و نام واحد یا اداره
وابسته زیر نام اصلی .
-تاریخ در سمت چپ
-شماره در سمت چپ
-پیوست در سمت چپ

2- عنوان گیرنده ، فرستنده ، موضوع نامه :
الف : عنوان گیرنده
عنوان گیرنده که با کلمه ( به ) در نامه مشخص میشود عبارت است از :
نام شخص یا موسسه ای که نامه برای او فرستاده میشود.
ب : عنوان فرستنده
عنوان فرستنده که با کلمه ( از) در نامه مشخص میشود عبارت است از :
نام شخص ، موسسه ، سازمان و یا واحد سازمانی که نامه از طرف آن نوشته میشود.
ج : موضوع نامه
موضوع نامه عبارت است از عبارت کوتاه و گویایی که مبین محتوای نامه باشد. (یعنی متن نامه درباره چه موضوعی می باشد ).
مثال :
به : سازمان انرژی اتمی اصفهان
از: فنی حرفه ای استان اصفهان
موضوع: ماموریت جهت آموزش

3- متن نامه :
منظور از متن نامه مطالب و شرحی است که در مورد موضوع نامه نوشته میشود .
متن نامه ممکن است از یک یا چند پاراگراف تشکیل شده باشد که قسمت اول را پاراگراف افتتاحیه و بعد از آن را پاراگراف میانی و قسمت آخر را پاراگراف اختتامیه می نامند.
پاراگراف :
اصولاً پاراگراف شامل یک بند یا یک قسمت است که از چند جمله مربوط به هم تشکیل شده و ضمن اینکه پاراگراف ، خود دارای معنی مستقلی است اما با پاراگراف های بعدی نیز ارتباط دارد و با Enter از هم جدا می شوند.

4- مشخصات امضاء کننده نامه :
مشخصات امضاء کننده نامه در سمت چپ نامه می باشد .
نام و نام خانوادگی مقام
یک یا دو سطر فاصله
موقعیت سازمانی امضاء کننده
باید توجه نمود که نام و نام خانوادگی درست در وسط عنوان پست سازمانی امضاء کننده قرار میگیرد.

در مواردی که مقام دیگری حق امضاء نامه را بجای امضاء کننده اصلی داشته باشد در قسمت مربوط به مشخصات امضاء کننده نام و نام خانوادگی امضاء کننده اصلی و همچنین عنوان سازمانی وی نوشته شده و با اضافه کردن عبارت ( از طرف) در جلوی آن امضای نامه بوسیله مقامی که به او تفویض اختیار شده صورت می گیرد .

نامه های اداری بر دو نوع است :
1-نامه های وارده : آن دسته از نامه هایی که به درون ارگان یا سازمانی وارد میشود.
2-نامه های صادره : آن دسته از نامه هایی که به بیرون از ارگان یا سازمان ارسال میشود.
لازم به یاد آوری است که دفتری بنام دفتر اندیکاتور وجود دارد که مخصوص ثبت کلیه مکاتبات نامه های وارده و صادره میباشد.
برای ماشین کردن نامه های اداری باید به نکات زیر توجه کرد :
تحریر کردن مشخصات گیرندگان رونوشت :
رونوشت عبارت است از نسخه برداری یا کپی برداری از روی نامه اصلی اگر نامه اداری دارای سه رونوشت برای سه محل مختلف باشد آن نامه در 5 نسخه تایپ میشود که سه نسخه آن برای آن سه محل ، یک نسخه از رونوشت برای بایگانی قسمت مربوطه و یک نسخه هم که همان نامه اصلی می باشد.
شروع عبارت رونوشت از لبه سمت راست پس از یک یا دو فاصله سطری از عنوان سازمانی امضاء کننده نامه می باشد.
پس از تایپ عبارت ( رونوشت ) دو نقطه گذاشته و یک فاصله سطری داده ، از زیر دو نقطه با خط تیره شروع به تایپ قسمت هایی که نامه باید به آنجا فرستاده شود می نمائیم.
مثال :
رونوشت :
- جناب آقای ... ( با توضیح سمت)
- جناب آقای ... ( با توضیح سمت )
- جناب آقای ... (با توضیح سمت )
- بایگانی
پیوست : هر مدرکی که همراه نامه فرستاده میشود پیوست نامیده میشود. در قسمت بالای نامه کلمه پیوست در سمت چپ بصورت چاپی می باشد که اگر نامه ای دارای پیوست باشد باید جلوی کلمه پیوست کلمه (دارد) را اضــــــافه کنیم و اگر نداشته باشد بصورت خط تیره یا کلمه ( ندارد) نشان داده میشود.

نمونه نامه اداری

تاریخ : 7/8/1381
شماره :
6275987پیوست : دارد
سازمان آموزش فنی و حرفه ای استان اصفهان

به : سرپرست آموزش

از : شرکت پیشگام وابسته به انرژی اتمی اصفهان
موضوع : آموزش اینترنت

عطف به نامه شماره 441 مورخ 5/6/1381 از آن سازمان محترم درخواست میشود یک نفرمدرس را جهت آموزش اینترنت به این مرکز معرفی نمائید . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائید چند نسخه از جزوه آموزشی اینترنت به این شرکت ارسال نمایند.

قبلاً از همکاری شما سپاسگزاری میگردد.

نام و نام خانوادگی

مسئول امور اداری



نمونه دیگری از یک نامه اداری همراه با رونوشت :

تاریخ : 7/8/1381
شماره : پ/75034
پیوست : دارد
سازمان آموزش فنی و حرفه ای استان اصفهان
به : سرپرست آموزش
از : شرکت پیشگام وابسته به انرژی اتمی اصفهان
موضوع : آموزش Word

احتراماًء
عطف به نامه شماره 441 مورخ 5/6/1381 از آن سازمان محترم درخواست میشود یک نفر مدرس را جهت آموزش Word به این شرکت معرفی نمائید . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائید چند نسخه از جزوه آموزشی Word به این شرکت ارسال نمایند.
قبلاً از همکاری شما سپاسگزاری میگردد.

نام و نام خانوادگی
مسئول امور اداری
رونوشت :
- اداره اطلاعات
- بایگانی

 

 

اضافه کردن Word-art

Art برنامه جداگانه ای است که به همراه میکروسافت آفیس ارائه شده است . این برنامه متن را در اشکال از پیش تعیین شده ای قرار داده و سپس آنها را در مدرک درج میکند. با کلیک کردن روی دکمه Insert Word Art در نوار ابزار Drawing یا با انتخاب منوی Insert زیر منوی Picture و سپس انتخاب Word Art ، میتوان به آن دسترسی پیدا کرد. با کلیک روی این گزینه پنجره ای در محل مکان نما ظاهر میشود. Word نوار ابزار Word Art را نیز نمایش میدهد. در صورتیکه نوار ابزار Word Art به نمایش در نیامد میتوان از منوی View زیر منوی Toolbars از فهرست گزینشی باز شده نوار ابزار Word Art را نمایان کنید.

برای استفاده از Word Art ، مراحل زیر را بکار ببرید:
1- افکت Word Art مورد نظر را از کادر محاوره ای Word Art Gallery انتخاب کنید روی Ok کلیک کنید.
2- هنگامی که کادر محاوره ای Edit Text Word Art ظاهر میشود، متن جدید را جایگزین متن قبلی کنید.
3- قلم مورد نظر را از لیست باز شده انتخاب کرده و اندازه آن را تعیین کنید در صورتی که میخواهید قلم سیاه و یا ضخیم یا ایتالیک باشد روی دکمه های متناسب ، کلیک کنید.
4- موضوع Word Art در مدرک ظاهر شدهء و در اطراف آن کادرهای کوچک تغییر اندازه وجود دارد که نشان دهنده اینست که موضوع هنوز در حالت انتخاب می باشد.
5- از نوار ابزار Word Art توسط کلید Format Word Art میتوانید حالتهای مختلف از قبیل تغییر رنگ خط دور متن ، پر کردن درون متن ، تغییر پهنا ، عرض ، ارتفاع و ..... را انجام دهید.
- ازطریق کلید Word Art Shape میتوانید حالتهای مختلف برای متن خود طراحی کنید.
7- با استفاده از کلید Text Wrapping میتوانید متن خود را به حالتهای مختلف تنظیم کنید که دور تصویر یا روی تصویر یا بالا و پائین تصویر و .... قرار گیرد.
8- با استفاده از کلید Word Art Same Letter Heights میتوان حروف را بلند یا کوتاه کرد.
9- از طریق کلید Word Art Vertical Text میتوان متن را عمودی کرد و برای برگرداندن به حالت افقی کافیست یکبار دیگر روی آن کلیک کرد.
اضافه کردن Clip Art :
به همراه Word ، کتابخانه ای از Clip Art ارائه میشود که امکان افزودن مواردی به مدرک و جالبتر کردن آن توسط تصاویر را فراهم می سازد.
برای اضافه کردن یکی از این تصاویر Clip Art به مدرک ، مراحل زیر را انجام دهید:
1- مکان نما را به محلی که میخواهید تصویر Clip Art را در مدرک جای دهید ، انتقال دهید.
2- از منوی Insert زیر منوی Picture و سپس انتخاب Clip Art ، میتوان به آن دسترسی پیدا کردو یا از نوار ابزار Drawing کلید Insert Clip Art را انتخاب کرد .
3- از لیست سمت چپ کادر محاوره ای Microsoft Clip Gallery ، گروه تصویر را انتخاب کنید. برای مشاهده تمام Clip Art ها ، All Categories را انتخاب کنید.
4- برای اضافه کردن تصویر به مدرک روی Insert کلیک کنید.
5- با ظاهر شدن تصویر، نوار ابزار Picture ظاهر میشود که میتوان این نوار ابزار را از فهرست نوارهای ابزار در منوی View انتخاب کرد.
6- با استفاده از دکمه Insert Picture از نوار ابزار Picture میتوانید به مدرک تصویر اضافه کنید.
7- دکمه Color از نوار ابزار رنگ تصویر را تغییر میدهد مثلاً آنرا به حالت رنگی و یا سیاه و سفید و... نشان میدهد.
8- دکمه More Contrast, Less Contrast درجه وضوح تصویر را کم و زیاد میکند.
9- توسط دکمه Crop میتوان قسمتی از تصویر را برید.
10- برای چرخاندن تصویر میتوان از دکمه Rotate از نوار ابزار Picture استفاده کرد.
11- توسط دکمه Line Style میتوان شیوه خط را تغییر داد.
- از نوار ابزار Picture توسط کلید Format Picture میتوانید حالتهای مختلف از قبیل تغییر رنگ خط دور متن ، پر کردن درون متن ، تغییر پهنا ، عرض ، ارتفاع و ..... را انجام دهید.
13- با استفاده از کلید Text Wrapping میتوانید متن خود را به حالتهای مختلف تنظیم کنید که دور تصویر یا روی تصویر یا بالا و پائین تصویر و .... قرار گیرد.
14- میتوانید تغییراتی که در تصویر داده ایدو مورد پسند شما واقع نشده را ، توسط دکمه Reset Picture دوباره به حالت اولیه بازگردانید.
- حذف و تعیین محل گرافیک :
حذف یک گرافیک ، کار ساده ای بوده و با انتخاب گرافیک و سپس فشار دادن کلید Delete انجام میگیرد. برای جابجا کردن گرافیک بر روی گرافیک اشاره کنید تا اشاره گر ماوس تبدیل به یک فلش چهارطرفه شود ، در این حالت دکمه ماوس را فشار داده و خط بیرونی گرافیک را به محل جدید، درگ کنید. سپس دکمه ماوس را رها کنید تا گرافیک در محل جدید ظاهر شود.
هنگامی که نیاز به انتقال گرافیک به صفحه یا مدرک دیگری دارید، آن را انتخاب کرده و روی دکمه Cut در نوار ابزار کلیک کرده و مکان نما را به محل قرار گرفتن گرافیک برده ، سپس روی دکمه Paste در نوار ابزار کلیک کنید.

ستون بندی Columnes
ستون بندی (Columns)
- شماره صفحه (Page Numbers)
- کناره ها و سایه ها (Borders & Shading)
- سرصفحه و پا صفحه (Header & Footer)
- علائم (Symble)
- گلوله ها و شماره ها (Bullets & Numbering)
در حالت عادی مشغول تایپ متن یک ستونی هستید. اما چنانچه بخواهید میتوانید متن خود را در بیش از یک ستون تایپ کنید.
جهت ستون بندی صفحه به گزینه Columns از منوی Format استفاده کنید . .
حال تعداد ستونهای لازم را برگزینید ( فرضاً سه ستونی ) برای این کار باید روی سه ستونی با ماوس کلیک کنید.
پس از تایپ ، ستون اول پر شده و سپس به ستون دوم میرود پس از پر شدن ستون دوم ، ستون سوم پر می گردد و بعد از پر شدن ستون سوم ، صفحه بعد شروع به پر شــــدن می کند.
تعداد ستون (Presets) :
توسط این گزینه میتوانید تعداد ستون لازم را انتخاب کنید. همانطور که می بینید در سه ستون اول عرض ستونها مساوی می باشد اما در نوع چهار و پنج Left,Right عرض ستونها مساوی نیست.
اگر تعداد ستون بندی بیشتری نیاز داشتید توسط گزینه Number of Columns ، تعداد ستون مورد نیاز را انتخاب کنید.
خط مابین ستونها (Line Between) :
در صورت لزوم و با زدن علامت تیک میتوانید بین ستونها خط رسم کنید. درصورتیکه غیر از دستور تک ستون را انتخاب کنید این گزینه فعال میشود.

ترتیب پر شدن ستونها :
در حالت عادی پس از انتخاب ستون بندی بخاطر پیش فرض بودن ، ابتدا ستون سمت چپ ، سپس ستون وسط و در انتها ستون سمت راست از ستون اول پر می شود . این موضوع بخاطر این است که Word سطربندی شما را لاتین فرض میکند. اگر نیاز داشتید تا ستون سمت راست اول پر شود، باید گزینه Right to Left را تیک بزنید.
عرض و فاصله ستونها (Width and Spacing) :
در حالت عادی و بطور پیش فرض ، در برنامه Word عرض ستونها و فاصله بین آنها یکسان است . چنانچه خواستید دو ستون با عرض های متفاوت داشته باشید باید عرض ستون دلخواه را تغییر داده و یا فاصله بین ستون را کم یا زیاد کنید.
عرض ستونهای مساوی (Equal Column Width) :
با زدن ضربدر داخل این گزینه عرض ستونهای شما مساوی خواهد شد و تمامی ستونها با هم برابر میگردد. چنانچه داخل این گزینه ضربدر بزنید دیگر قادر به تعریف عرض ستونهای متفاوت نخواهید بود.


شکستن ستونها (Column Break) :

همانطور که میدانید برای رفتن به ستون بعدی حتماً باید ستون مورد نظر شما پر شود. اما اگر خواستید تا ستون پر نشده و با همین مقدار به ستون بعد بروید باید از کلید ترکیبی Ctrl+Shift+Enter استفاده کنید یا از منوی Insert زیر منوی Break گزینه Column Break را انتخاب کنید. با استفاده از این دستورات هر چقدر از ستون پر شده باشد مهم نیست ، این ستون نیمه کاره مانده و با همین مقدار به ستون بعد میرود. و برای رفتن به صفحه بعد شما میتوانید از کلید ترکیبی Ctrl+Enter استفاده کنید یا از منوی Insert زیر منوی Break گزینه Page Break را انتخاب کنید.
محدوده عمل ستون :
در صورتیکه قصد دارید قسمتی خاص ستون بندی شود کافیست تا آن قسمت را بلوک کنید و سپس فرمان ستون بندی را روی بلوک اعمال نمائید. اما اگر قبلاً دستور ستون بندی داده اید و حال میخواهید از این پس ستون بندی اعمال نشود متن خود را بلوک نموده و دستور تک ستون را صادر کنید.
- شماره صفحه (Page Numbers) :
اکنون روی زیر منوی Page Numbers در منوی Insert کلیک کنید.
موقعیت Position :
توسط این گزینه میتوانید محل و موقعیت شماره صفحه را معین کنید. این گزینه دارای دو انتخاب بشرح زیر است :
1-سرصفحه Top of page (Header)
2-پائین صفحه Bottom of page (Footer)

ترازبندی یا Alignment :
توسط این گزینه میتوان نوع تراز یعنی محل قرار گرفتن شماره صفحه را تنظیم کنید.
نمایش دادن شماره صفحه در صفحه اول (Show number on first page):
در صورتیکه بخواهید شماره صفحه در صفحه اول به نمایش در آید ، از این گزینه استفاده کنیددر غیر این صورت تیک جلوی این گزینه را دارید تا شماره صفحه در صفحه اول تایپ ظاهر نشود.
با رفتن روی دکمه Format میتوانید قالبندی شماره صفحه و نقطه شروع آنرا تعریف کنید.

کناره ها و سایه ها
کناره ها و سایه ها ( Border & Shading ):
این زیر منو که در منوی Format قرار دارد ، به ایجاد کادر رنگی دور پاراگراف می پردازد.
پس از کلیک روی این زیرمنو پنجره ای باز میشود که دارای سه کادر محاوره ای زیر است.

توسط این کادر میتوانید دور پاراگراف خود را کادر بیندازید و در گزینه Setting این کار کادرها به شکل های گوناگون آمده است .
Style : توسط این گزینه میتوانید نوع خط را انتخاب کنید.
Color : توسط این گزینه میتوانید انواع رنگ را انتخاب کنید.
Width : توسط این گزینه میتوانیدقطر خط انتخابی را تغییر دهید.
Preview : توسط این قسمت میتوانید تغییرات انجام شده را مشاهده کنید این یکی از اعمال مرور است . عمل دیگر آن این است که با کلیک روی قسمتهای مختلف آن میتوانید خطوط را تغییر دهید.
Apply : توسط این گزینه میتوانید مشخص کنید که کادر دور چه چیز تاثیر بگذارد. سپس انتخاب خود را از جعبه باز شده انجام دهید.
Options : توسط این گزینه میتوان فاصله متن تا کادر دور را معین کنید البته این گزینه با انتخاب پاراگراف فعال میشود.
توسط این کادر میتوانید یک چهارگوش یا کادر را دور صفحه خود بیندازید همه گزینه های آن همانند کادر محاوره ای Borders می باشد با این تفاوت که اثر گذاری آن در قسمتهای زیر است :
تمام پرونده Whole Document
این بخش This Section
این بخش – فقط صفحه اول This Section- First page only
این بخش – ابتدای همه صفحات اول ( ابتدای همه صفحات اول بخشها)
توسط این کادر میتوانید داخل پاراگراف و یا متن خود را رنگی کنید . کافیست تا از گزینه Fill که دارای تنوع رنگ است استفاده کنید.
توسط دو گزینه Style,Color میتوانید سایه انتخابی خود را به حالت ترکیبی درآورید.
توجه : تاثیر عمل سایه بر روی متن و پاراگراف میباشد.

سر صفحه و پا صفحه

سرصفحه و پا صفحه (Header & Footer) :
سر صفحه و پا صفحه دو جزء اصلی یک صفحه می باشد. زیر منوی Header & Footer را در منوی View کلیک کنید. در داخل حاشیه پائین و بالا یک مستطیل خط چین ظاهر می گردد.
پس از باز شدن محدوده متن سرصفحه و پاصفحه ، یک نوار ابزار باز میگردد که این نوار ابزار همان نوار ابزار Header & Footer است .

Insert Auto Text :درج متن بصورت پیش فرض
درج شماره صفحه (Insert page number) :
هر آنچه را که در سرصفحه و یا پا صفحه یادداشت کنید در تمامی صفحات مشاهده میشود فـــرض مثال اگر یک “ بنام خدا ” به حالت وسط چین در یک صفحه یادداشت گردد این “بنام خدا” در تمامی صفحات تکرار میشود. اما اگر بخواهید برای هر صفحه شماره بزنید به هیچ عنوان شماره را توسط صفحه کلید درج نکنید بلکه مراحل زیر را دنبال کنید.
1- زیر منوی Header & Footer را از منوی View باز کنید.
2- روی نشانه “ درج شماره صفحه ” یکبار کلیک کنید تا شماره صفحه درج گردد.
3- پس از درج شدن شماره صفحه در صورت نیاز میتوانید سایز قلم و نوع قلم خود را تغییر دهید.
4- توسط گزینه Close روی نوار ابزار ، سرصفحه را ببندید.
5- با زدن چند Ctrl+Enter چند صفحه خالی بوجود آورید. حال به هر صفحه که مراجعه کنید شماره آن صفحه را به رنگ خاکستری ( که البته مشکی چاپ میشود) خواهید دید.
6- چنانچه قصد تغییر دادن در سرصفحه و یا پا صفحه را داشتید کافیست تا روی متن خاکستری رنگ دوبار کلیک کرده تا سرصفحه مجدداً باز گردد. البته میتوانید از منوی View نیز سرصفحه را باز کنید.
قالب بندی شماره صفحه (Format page number) :
با کلیک روی این نشانه میتوانید تنظیمات شماره صفحه را تغییر دهید. با کلیک روی این نشانه پنجره ای ظاهر میشود که به عنوان انتخابهای شماره صفحه است .
این گزینه دارای امکانات زیر است .
قالب بندی شماره (Number Format) : توسط این گزینه نوع شماره گذاری را تغییر دهید.
شماره صفحه (Page numbering) :
-ادامه از بخش قبلی (Continue from previous section) در حالت عادی شماره صفحه از یک شروع خواهد شد و ادامه پیدا خواهد کرد تا پایان پرونده پس میتوانیم به برنامه فرمان دهیم شماره صفحه را ادامه بخش قبلی بزند.
- شروع از (Start at) توسط این گزینه میتوانید شماره صفحه را خودتان تعیین کنید.
درج تاریخ (Insert Date): توسط این گزینه میتوانید تاریخ روز را درج کنید یا از کلید ترکیبی Alt+Shift+D درج تاریخ کنید.
درج ساعت (Insert Time) : توسط این گزینه میتوانید ساعت را درج کنید یا از کلید ترکیبی Alt+Shift+T برای درج ساعت استفاده کنید.